Een belangrijke misvatting is dat je een factuur juridisch heeft betwist zodra je ze in jouw boekhoudprogramma op “geweigerd” of “betwist” zet. Zo’n status kan louter een interne verwerking zijn en betekent niet noodzakelijk dat jouw leverancier jouw protest heeft ontvangen. Sommige software biedt wel de mogelijkheid om via Peppol een zogenaamd Invoice Response te versturen, maar ook dan is het belangrijk na te gaan wat precies wordt verzonden en welke informatie de leverancier ontvangt.

Voor je als kmo blijft de veiligste aanpak daarom om een betwiste factuur zo snel mogelijk schriftelijk (en best aangetekend) te protesteren. Vermeld duidelijk het factuurnummer en de datum en leg concreet uit waarom u niet akkoord gaat. Denk bijvoorbeeld aan prestaties die niet werden uitgevoerd, een verkeerd aangerekend bedrag of een factuur die niet overeenstemt met de gemaakte afspraken. Een loutere melding dat je de factuur “weigert” is onvoldoende.

Je controleert bovendien best jouw overeenkomst en algemene voorwaarden. Daarin kunnen afspraken staan over de termijn en de manier waarop facturen moeten worden geprotesteerd. Bewaar ook de oorspronkelijke factuur, het bewijs van ontvangst, uw protest en alle verdere communicatie. Zo kan je aantonen dat u tijdig en duidelijk heeft gereageerd wanneer hierover later discussie ontstaat.

En wat als de factuur helemaal niet voor jouw onderneming bestemd is? In dat geval moet u ze niet in jouw boekhouding opnemen en kan je ze via Peppol weigeren met een Invoice Response met statuscode RE (Rejected), als jouw software deze functie ondersteunt.