Factuurfraude trof afgelopen jaar 5 procent ondernemingen

Categorie Veiligheid
Factuurfraude trof afgelopen jaar 5 procent ondernemingen

1 op de 20 bedrijven werd de afgelopen twaalf maanden geconfronteerd met facturen die per post werden opgestuurd naar hun klanten, maar die onderschept en vervalst werden door criminelen. Dat blijkt uit onderzoek van NSZ waaraan 636 ondernemingen hebben deelgenomen. Het probleem is dat bedrijven die geconfronteerd worden met factuurfraude op die manier aanzienlijke sommen, soms zelfs ettelijke tienduizenden euro’s, mislopen. “Bepaalde eenvoudige ingrepen kunnen helpen om factuurfraude tegen te gaan, zoals het niet vermelden van de firmanaam of het bedrijfslogo op de enveloppes, zodat criminelen niet meteen kunnen zien dat de briefwisseling afkomstig is van een onderneming”, weet NSZ-voorzitter Christine Mattheeuws. Ook positief is om het rekeningnummer van de onderneming op zoveel mogelijk communicatiedragers te vermelden, zodat de klant gemakkelijk kan nagaan of het wel om het juiste rekeningnummer gaat.

5 procent van de ondernemingen heeft het afgelopen jaar één of meerdere facturen met de post verstuurd die door criminelen werden onderschept en waarvan het rekeningnummer werd veranderd. Dat blijkt uit onderzoek van NSZ waaraan 636 ondernemingen uit de meest uiteenlopende sectoren hebben deelgenomen. Gevolg van deze factuurfraude is dat de klant die factuur betaalt, maar dat die betaling niet op de bankrekening van de onderneming, maar wel op de rekening van de criminelen terecht komt.

Door die factuurfraude lopen bedrijven stevige sommen mis. Zo zag 78 procent van de ondernemingen die hiermee te kampen kregen een som tot 2000 euro verloren gaan, 4 procent een som tussen 2000 en 5000 euro, 7 procent een bedrag tussen 5000 en 10.000 euro en 11 procent zelfs een bedrag dat hoger lag dan 10.000 euro. Die bedragen zijn ze onherroepelijk kwijt, want men kan moeilijk verwachten dat de klant de bewuste factuur een tweede keer zal betalen, ook al is dat wettelijk wel mogelijk. Commercieel en juridisch gezien heeft het echter weinig zin om de klant tot een tweede betaling te dwingen.

Ondernemingen die geconfronteerd werden met factuurfraude en hun facturen sindsdien op een andere manier versturen, doen dat vooral digitaal (89 procent van de ondernemingen om exact te zijn). Hoewel digitale facturatie ook vatbaar kan zijn voor criminaliteit ligt de kans hier stukken lager. Digitale facturen kunnen onderschept en vervalst werden door criminelen die zich bijvoorbeeld hebben ingedrongen in het informaticasysteem van een onderneming, een leverancier of een persoon waaraan de onderneming factureert, maar in de praktijk komt het veel minder voor dan bij papieren facturen. Uit het onderzoek van NSZ blijkt dat slechts 0,5 procent van de bedrijven ooit al te maken had met factuurfraude bij digitale facturatie.

Er zijn een aantal eenvoudige ingrepen om factuurfraude zoveel mogelijk te vermijden. Een efficiënte tip bestaat erin om facturen te versturen in blanco enveloppen, zonder de naam of het logo van de onderneming erop. Dat maakt het criminelen een pak moeilijker om facturen te onderscheppen. Wanneer ze meteen een firmanaam en/of een bedrijfslogo zien, hoeven ze niet te twijfelen, zelfs wanneer het niet altijd om facturen gaat. Uit het onderzoek van NSZ blijkt echter dat 62 procent van de ondernemingen hun bedrijfsnaam (vaak aangevuld met het logo) vermelden op de enveloppes waarmee ze hun facturen versturen. 27 procent gebruikt, zoals aanbevolen om factuurfraude te voorkomen, blanco enveloppen, terwijl 11 procent hun factuur digitaal aan de klant bezorgt.

Een andere aanrader is ook om het rekeningnummer van de onderneming op zoveel mogelijk plaatsen mee te delen, bijvoorbeeld op bestelbonnen, op brieven, op de website en zo meer. Dat laat de klant toe om de correctheid van een rekeningnummer op een eenvoudige wijze na te kijken. 43 procent van de ondervraagde bedrijven zorgt voor een zo maximaal mogelijke aanwezigheid van hun rekeningnummer. Het helpt eveneens om in het schrijven dat toegevoegd is aan de factuur de klant te vragen om het rekeningnummer goed na te kijken alvorens hij betaalt. Indien die vraag gekaderd is binnen de context van de vele factuurfraudes zal de klant daar begrip voor hebben. Overigens nog dit: bij de overheid bestaat er een meldpunt waar ondernemers factuurfraude kunnen melden, namelijk https://meldpunt.belgie.be/meldpunt. Nog geen vijfde van de ondernemingen (18 procent meer bepaald) weet op dit moment dat dit mogelijk is. Behoorlijk weinig.

deel dit