Elektronische factuur blijft ter plaatste trappelen

Elektronische factuur blijft ter plaatste trappelen

Elektronische facturatie door ondernemingen leek vorig jaar te stagneren, zo blijkt uit een analyse die NSZ maakte op basis van cijfers van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging. In 2016 werd 59 procent van alle door ondernemingen gestuurde verkoopfacturen digitaal verstuurd, waarvan nagenoeg twee derde per e-mail met een PDF-document of een link naar een webportaal in bijlage. De geavanceerde en op termijn wenselijke vorm van e-facturatie met een gestructureerd databestand of via een geïntegreerd en beveiligd digitaal platform was vorig jaar slechts goed voor 22 procent van alle facturen blijft ter plaatse trappelen. “Erg is dat de economische beroepen, die tenslotte voor de promotie van e-facturatie moeten zorgen, hun klanten niet warm maken voor digitale facturatie. Meer nog, volgens 66 procent van de cijferprofessionals is hun klant hier nog niet klaar voor.”

In 2016 werd nog maar 41 procent van alle verkoopfacturen tussen ondernemingen onderling per post opgestuurd. In 2011 bedroeg dat aantal nog 84 procent. Elektronische facturatie heeft de afgelopen jaren een sterke groei gekend, maar in 2016 viel die groei wel grotendeels stil. 59 procent van alle facturen in het B2B-circuit mag dan wel digitaal verstuurd zijn, 63 procent van alle digitaal verstuurde facturen betreft facturen die per e-mail met een PDF-document of een link naar een webportaal in bijlage opgestuurd werden.

Facturen versturen per e-mail is en blijft minder efficiënt dan gebruik te maken van een digitaal platform voor e-facturatie. Door de hogere administratieve lasten die bij facturering per e-mail komen kijken, is de besparing groter wanneer er gewerkt wordt met een digitaal platform. Een factuur per post versturen kost een onderneming 4,44 euro. Wanneer diezelfde factuur per e-mail wordt verstuurd, is de kostprijs al gezakt tot 2,02 euro, terwijl de prijs nog verder zakt naar 1,20 euro wanneer men werkt met een digitaal platform.

Uit diezelfde cijfers van de DAV blijkt dat de economische beroepen nog steeds verre van overtuigd zijn van het gebruik van digitale facturatie. 66 procent van de cijferprofessionals vindt dat zijn klant er nog niet klaar voor is, terwijl 55 procent papieren en elektronische facturatie evenwaardig vindt. 56 procent van de economische beroepen vindt dat er bij de e-facturatie meer werk komt kijken en amper 14 procent is van plan om digitale facturatie snel in te voeren bij zijn klanten. “In die zin is weinig verwonderlijk dat e-facturatie vorig jaar amper vooruitgang boekte”, zegt Christine Mattheeuws, voorzitter van NSZ. “Zij horen de promotors ervan te zijn, maar lijden duidelijk aan koudwatervrees. Op die manier zal elektronische facturatie ook de komende jaren ter plaatse blijven trappelen. Dat is evident.”

Nochtans kent e-facturatie, naast de lagere kostprijs, nog een aantal onmiskenbare voordelen: minder papierverbruik, efficiënte archivering, tijdsbesparing, een eenvoudigere en snellere verwerking en een betere opvolging van de onbetaalde facturen. Dat laatste is een onmiskenbaar voordeel, wetende dat een opeenstapeling van onbetaalde facturen de hoofdoorzaak is bij een kwart van alle faillissementen. Volgens NSZ is het dan ook zaak om ‘best practices’ van ondernemers die al op een vlotte manier aan e-facturatie doen meer naar voren te brengen. Dat kan via een gerichte communicatiecampagne.

deel dit